Toplantı Yapılacak Mekânı Seçerken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Bir toplantının verimli geçebilmesi, toplantı organizasyonu ile ilgili detaylara verilen önemle doğru orantılıdır. Toplantı organize ederken ilk olarak toplantının yapılacağı yer belirlenir. Son yıllarda şehir dışı toplantı organizasyonlarının artması nedeniyle otelde toplantı, oldukça popüler bir tercih haline gelmiştir. İşte bu noktada, toplantı otelleri ve etkinlik otelleri, organizatörlerin ilk seçenekleri arasında yer almaktadır. Toplantı mekânı seçildikten sonra ise toplantının tarih ve saati, gündemi gibi detaylar belirlenir ve tüm bunlar netleştiğinde konuklara bildirilir.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi, verimli bir toplantı için belirlenmesi gereken ilk şey toplantı mekânı seçimi. Peki, toplantı yapılacak mekânı seçerken nelere dikkat etmeliyiz? Bu yazımızda, toplantı mekânı seçerken göz önünde bulundurulması gereken kriterleri detaylı bir şekilde açıklayacağız.

Toplantı mekânının fiziki ve teknik donanımı

Öncelikle seçeceğiniz toplantı mekânı, katılımcı sayısına uygun kapasitede olmalı. Son dakikada bazı konuklarınızın ayakta kalmasını istemezsiniz değil mi? Ayrıca toplantının biçimine uygun olarak salonda herkesin görebileceği bir kürsü veya konsepte uygun bir masa ve sandalyeler gibi fiziki imkânlar bulunmalı. Havalandırma, salon temizliği gibi detaylar da oldukça önemli. Çünkü misafirlerinize karşı siz de bir ev sahibi durumundasınız. Tüm bu fiziki donanımların ardından, toplantı sırasında ihtiyaç duyabileceğiniz mikrofon, ses sistemi gibi teknik donanımların bulunmasına da özen göstermelisiniz. Ancak bu şekilde, verimli bir toplantı geçirebilir ve konuklarınızın oradan memnun bir şekilde ayrılmasını sağlayabilirsiniz. Böyle bir toplantı için siz de otelde toplantı seçeneğini değerlendirmeyi düşünebilirsiniz. Çünkü toplantı otelleri, daha büyük ve organize yerler olduğu için sizin yerinize tüm bu detayları düşünebilir ve bu konuda tüm beklentilerinizi kolaylıkla karşılayabilir.

Toplantı mekânının konumu

Toplantı mekânının konumu hem sizin hem de konuklarınız için uygun ve ulaşılabilir olmalıdır. Aksi takdirde toplantı saatinde herkes orada olamayabilir ve bu da toplantının daha en başından aksamasına sebebiyet verebilir. Bu nedenle seçeceğiniz toplantı mekânının, metro gibi hızlı ulaşım imkânı tanıyan toplu taşıma araçlarına yakın olması ve de merkezi bir konumda bulunması oldukça önemli. Bunun için merkezi konumlarda yer alan toplantı otelleri veya etkinlik otelleri arasından bir seçim yapabilirsiniz.

Toplantı mekânının ikram seçenekleri

Yukarıda da söylediğimiz gibi, eğer bir toplantı organize ediyorsanız ev sahibi konumundasınız demektir. Dolayısıyla katılımcıların salondan memnun bir şekilde ayrılmasını sağlamak zorundasınız. Bu konuda salonun fiziki durumu, konumu kadar önemli olan bir diğer detay da konuklara sunulacak ikramlar. Bireysel bir toplantı salonunda toplantı organize etmeniz durumunda bu detay için dışarıdan bir catering hizmeti almanız gerekecektir. Oysa toplantı otelleri, konuklarına zaten çeşitli ikramlar sunarlar. Bu da toplantı düzenleyen kişinin omzundaki yükü ciddi şekilde azaltmak demektir.

Yukarıda saydığımız tüm bu önemli detayları size; toplantı konseptine hizmet etmek üzere özel olarak tasarlanmış toplantı otelleri sunabilir. Ancak otelde toplantı yapmayı düşünüyorsanız yine de otelin size bu konuda sunduğu imkânlar hakkında detaylı bilgi sahibi olmalı ve beklentilerinizi en iyi şekilde karşılayacak olan bir otel seçimi yapmalısınız.

Eğer siz de doğru bir mekân seçimi yaparak toplantılarınızı verimli hale getirmek istiyorsanız baştan sona bir toplantı oteli olarak tasarlanan Elite World İstanbul Florya'yı veya tam donanımlı toplantı salonlarına sahip Elite World Otelleri'nden birini tercih edebilirsiniz.

Elite World Grand İstanbul Basın Ekspres'in sunduğu toplantı fırsatlarından yararlanmak için: Elite World Grand İstanbul Basın Ekspres Toplantı Organizasyonları

Elite World Otelleri'nin toplantı salonları ve konuklarına sunduğu ayrıcalıklar hakkında bilgi sahibi olmak için: Elite World Hotels & Resorts Toplantı Organizasyonları