Değişen Süreçle Beraber İş Toplantılarında Yaşanan Değişimler

Global ölçüde yaşam tarzımızı dönüştüren bir değişim, çalışma hayatımızı da etkiledi. Hibrit çalışma düzeni ve benzeri disiplinlerle, daha yeni çalışma şekilleri ortaya çıkmaya başladı. Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasının bir sonucu olarak artan online toplantılar, fiziki katılımlı toplantıların yerini almaya devam ediyor. Görüldüğü üzere toplantılar, hala iş hayatının ayrılmaz ve vazgeçilmez bir parçası. Elbette iş toplantıları, değişen sürece uyumlanıyor. Peki, değişen süreç iş toplantılarını nasıl değiştirdi?

Toplantı Linkini Atar Mısınız?

Yeni süreçte geç kalmamak, uzayan bir toplantı sonrasında önemli bir işe yetişememek gibi kaygılar form değiştirerek online ortama taşındı. Toplantıya katılacak kişi, eğer bağlantıyı henüz almadıysa toplantı yöneticisine "Görüşme linkini atar mısınız?" diyor ve tıkladıktan sonra süreç başlamış oluyor.

Kullanıcı dostu, veri güvenliği sağlayan ve fonksiyonel olarak yaratıcı uygulamalar daha fazla tercih ediliyor. Online toplantı yöneticileri artık oturumu açıp kapamanın ötesinde bir sorumluluğa sahip. Toplantı yöneticileri veri güvenliğini ve eşzamanlılığı sağlamak için, artık bekleme odalarını tercih ediyor. Böylece katılımcıların girişleri tek tek onaylanarak toplantı mahremiyeti korunmuş oluyor. Online toplantı programları; başta arka plan seslerini kapama, uçtan uça şifreleme ve ekran paylaşımı olmak üzere birçok özellik sunuyor. Kamera açıkken evinizi sergilemek yerine, istediğiniz arka plan resmi ile dilediğiniz ortamda olma özgürlüğünüz de mevcut.

Değişen İş Toplantıları Görünmeyen Maliyetler Yaratabilir

Online ortama taşınan iş toplantıları, sık ve hızlı iletişim sağlasa da bazı dezavantajlara sahip. Toplantı sıklığı ile çalışanların zihinsel yorgunluğu arasında pozitif bir korelasyon var. Beyaz yakalı ofis çalışanları arasında yapılan bir araştırma sonucunda Zoom Fatigue (Zoom yorgunluğu) kavramı literatüre kazandırıldı.

Zira yüz yüze toplantılar ile kıyaslandığında online toplantılar daha fazla efor gerektiriyor. Yüz yüze yapılan bir toplantıda elde edilen bilgi ve etkileşim için online toplantıların iki katı uzunlukta yapılması gerekebiliyor. Online toplantı döngüsünün zaman baskısı bilgi kaybına, ekstra dikkat gerekliliği ise bitkinliğe yol açıyor.

Madalyonun diğer yüzü iletişimin insani boyutu ile ele alınabilir. Zira iletişimin önemli ölçüdeki kısmı, sözel olmayan iletişim unsurlarına dayanır. Toplantı mekanının fiziksel niteliği, tokalaşma, sarılma ve parfüm benzeri bu unsurlar iletişimin önemli parçaları arasında yer alıyor. Online toplantılar ise mekan ve fiziksel temas bileşenlerini tamamen ortadan kaldırıyor. Beden dili, bu toplantılarda sadece yüz ve sese indirgeniyor. O da çoğu zaman bağlantı kalitesi ve dış seslerin verdiği rahatsızlık ile sekteye uğrayabiliyor.

Yeni Nesil İş Toplantıları Nasıl Daha Verimli Hale Getirilebilir?

Değişen koşullarda gördük ki iş toplantıları bile dijital ortama taşınabiliyor. Ancak bu gelişme, her iş toplantısının online yapılacağı anlamına gelmiyor. Toplantı ihtiyacını doğuran sebeplerin doğasını kavrayarak toplantı mecrasını seçmek, büyük ölçüde olumsuzlukları ortadan kaldırabilir. Artık iş toplantılarını, konusu ve insani boyutlarıyla değerlendirdikten sonra düzenlemek gerekiyor. Çünkü bu değerlendirme sonucunda toplantının fiziksel mi yoksa online mı yapılması gerektiğine karar verebilirsiniz.

Online toplantılar bir gereklilik ise ekibinizi fiziksel toplantının yaratacağı zaman kaybından kurtarıp üretkenliğin üzerindeki olumsuz etkileri azaltabilirsiniz. İşe yarar detaylarla online toplantıları daha verimli hale getirmeniz mümkün. İşte basit birkaç ipucu:

1. Toplantı ajandasını belirleyin

Konusu itibariyle online yapılması gereken bir toplantı söz konusu ise mutlaka toplantı ajandası belirleyin. Toplantı daveti ile birlikte katılımcıları akış hakkında bilgilendirmeyi ihmal etmeyin. Süreyi göz önünde bulundurarak, bilgi kaybını en aza indirmek için gerekiyorsa ön hazırlık talep edin. Toplantı sonrası gereksiz e-mail trafiğinden kaçınmak için önemli detayların altını çizin.

2. Katılımcı sayısını sınırlayın

Yapılan çalışmalar gösteriyor ki; katılımcı sayısının daha az olduğu toplantılarda verim artıyor. İstisnaları olsa da online toplantı katılımının, konunun muhataplarını dahil eden 5 kişi ile sınırlandırmaya çalışın.

3. Katılımcıların ayrılma özgürlüğü

Düzenlediğiniz online toplantı, birden fazla departman ve farklı işgücünü kapsıyorsa katılımcıların toplantı sonuna kadar kalmasını beklemeyin. Hiç kimse sadece beş dakikalık bir katkı için saatlerini online toplantıya harcamak istemez. Toplantı ajandanızı buna göre organize ederek katkısı biten katılımcının toplantıdan ayrılmasını önerin.