BLOG

ELİTE WORLD HOTELS & RESORTS
BLOG
VERİMLİ TOPLANTILAR İÇİN İPUÇLARI

VERİMLİ TOPLANTILAR İÇİN İPUÇLARI

İş hayatında toplantı demek, sadece ortak fikirlerin ve projelerin üretildiği alanlar anlamına gelmemektedir. Toplantılar aynı zamanda bireylerin birbirlerini daha iyi anlayabilmeleri ve daha iyi tanıyabilmelerini de sağlar. Amacına ulaşan ve etkili olan toplantılar projeler ile birlikte çalışanların daha iyi iletişime geçmesine de yardımcı olur. Daha verimli bir toplantı düzenleyebilmek ve katılımınızın daha etkili olmasını sağlayabilmek için toplantının genel hedefini ve neyi başarmak istediğinizi mutlaka kendinize sorun.

Toplantı Gündemini Önceden Belirleyin

Toplantının gündeminin, toplantı tarihinden en az 3 gün önce belirlenmiş olması da toplantının daha verimli geçebilmesi için son derece önemlidir. Toplantının konusunu ve gündemini önceden öğrenmiş olan katılımcılar, bu konulara daha hazırlıklı bir şekilde toplantıya katılırlar.

Toplantı düzenlemenin o an için gerekli olup olmadığını kendinize sürekli sormalısınız. Çözümlenmesi düşünülen konunun belki de toplantıya ihtiyacı yoktur. Bu yüzden gündeminizde az kişi ile çözebileceğiniz ufak konular varsa, toplantı düzenlemek yerine daha farklı yöntemler deneyebilirsiniz.

Toplantıya çağırılmış kişiler arasında yer alıyorsanız, toplantının konusunu mutlaka gitmeden önce öğrenin. Eğer aktif olarak katılım gösteremeyeceğiniz ve sorunların çözümüne katkı sağlayamayacağınız bir toplantıya çağırılıyorsanız daha öncelikli işlerinize yoğunlaşmayı deneyebilirsiniz.

Zamanlamaya Önem Verin

Toplantıların zamanlaması da son derece önemlidir. Etkili ve işlevsel bir toplantı düzenleyebilmek gibi bir amacınız varsa toplantınızın zamanlamasına dikkat edin. Gündem konunuzun güncelliğini yok etmemesi için bu konunun üzerinden çok fazla zaman geçmeden toplantısını yapmaya çalışın.

Verimli bir toplantı için 1 ile 2 saatin yeterli olacağını da unutmayın. Uzmanlar 1 ile 2 saatten daha fazla süren toplantılarda, katılım gösteren kişilerin zihinsel olarak yorulduğunu ve konsantrasyon eksikliği çekmeye başladıklarını söylüyorlar. Bu yüzden toplantılarınızı yaparken kısa tutmaya ve sonuç odaklı hareket etmeye dikkat etmelisiniz.

Konunun sürekli olarak dağıldığından şikayetçiyseniz, bunu derhal düzeltmeniz gerekebilir. İş arkadaşlarınız konu ile alakalı farklı fikirlerini dile getirirken bir yandan not tutmaya başlayabilirsiniz. Herkesin fikirlerine daha sonra notlar üzerinden değinerek daha sağlıklı ve dağınık olmayan bir toplantı yapabilirsiniz.

Katılım Sayısını Minimum Düzeyde Tutmaya Çalışın

Kişilerin katılım sayısı da toplantılardan verim alabilmek için son derece önemlidir. Böylelikle konuların dağılmasını da engellemiş olursunuz. Fazladan katılım sağlayan her kişinin konunun dağılmasında etkisi olacaktır.

Gelecek Odaklı Olun

Verimsiz geçen toplantılar, zamanınızı ve moralinizi sizden çalabilir. Bu tip toplantılarda konuşulan gündem konularından herhangi bir sonuca da varamazsınız. Bu yüzden toplantıların bu şekilde bitmemesi için yönlendirmiş olan kişi ya da katılımcılardan birisinin grubun ortak karara ulaşmasına yardımcı olması gerekebilir. Toplantıları yöneten kişi genellikle bu tür işlerde aktif olarak rol almalıdır. Fakat bazı durumlarda toplantıyı yöneten kişi etkisiz kalabilir. Böyle durumlar yaşadığınız zaman katılımcı olarak durumu toparlamaya çalışmalısınız.

Geleceğe Yönelik Adımlar Atın

Toplantı yaparken geleceğe yönelik adımlar atılması da önemlidir. Bir araya geldiğiniz zaman, geçmişe dair eleştiriler ve fikirler üzerinde fazla durmamalısınız. Durmadan geçmiş dönemler konuşulursa geleceğe yönelik planlar 2. plana düşebilir. Bu yüzden geçmiş döneme ait hatalardan kısaca bahsederek geçilmelidir. Toplantılar genellikle gelecekte ne gibi yenilikler yapılabileceği ve sorunların gelecekte nelere yol açabileceğinin konuşulduğu yerlerdir. Bunu asla unutmayın!

Verimli Toplantılar İçin Elite World Hotels & Resorts'u Tercih Edin!

Etkinlik ve seminerlerinizi, Elite World Hotels & Resorts'un son teknoloji ile hazırlanan ve ihtiyaçlarınıza yönelik dekore edilen toplantı salonlarında düzenlemek için bize ulaşabilirsiniz.